Бюджетирование фармацевтических компаний – как на ладони

15.05.2017

Процесс бюджетирования в фармацевтических компаниях включает в себя полный цикл от подготовки данных подразделениями до консолидации отчетных финансовых бюджетов. Для того, чтобы данные об исполнении бюджета были наглядны и доступны для оперативного анализа, ключевые показатели отчетности можно автоматически получать и визуализировать на удобной рабочей панели. Об этом рассказывает в своей статье руководитель департамента FPM&BI компании Navicon Мария Богданова.

Какие функции бюджетирования нужно автоматизировать?

Систему бюджетирования фармацевтической компании и формирования план-факт отчетности можно представить в виде модели:

50d8cb49cb72a1871a21db45d80bdb07.png

Схема бюджетирования в фармкомпаниях

Бюджетирование фармацевтической компании удобно проводить в системе Navicon Budgeting Pharma. Система предполагает автоматизацию следующих процессов:

  1. План операционной деятельности:
  • Планирование доходов от реализации готовой продукции.
  • Управление дебиторской задолженностью, контроль оборачиваемости дебиторской задолженности.
  • Планирование закупки для обеспечения производства, расчет бюджета производства, производственной себестоимости и остатков готовой продукции.
  • Формирование плана операционных расходов подразделений по различным методикам расчета (от факта прошлых лет, в формате заявок от подразделений, по договорам, по методике расходов будущих периодов).
  • Расчет расходов на содержание персонала в детализации по штатному расписанию и с учетом индивидуальных планов медицинских представителей.
  1. План инвестиционной деятельности:
  • Формирование финансовой модели развития бизнеса, которая может представлять запуск производства нового препарата или строительство новой производственной площадки.
  • Обновление существующего фонда основных средств и нематериальных активов, план закупки новых ОС и НМА.
  • Контроль остаточной стоимости активов, расчет плана амортизационных отчислений.
  1. План финансовой деятельности:
  • Контроль кассовых разрывов и анализ потребности в привлечении дополнительных заемных средств.
  • Планирование поступлений и выплат денежных средств по существующему портфелю кредитов и займов, расчет плана начислений и оплат процентов и комиссий.
  • Контроль и планирование состояния задолженности по существующим договорам привлечения кредитов и займов.
  • Расчет возможных плановых доходов и расходов, связанных с колебаниями курсов валют (курсовые разницы).
  1. Консолидация отчетных финансовых бюджетов:
  • Онлайн-консолидация отчетных финансовых бюджетов: БДР, БДДС, баланс, инвестиционный бюджет.
  • Факторный анализ причин отклонений.
  • Расчет ключевых показателей эффективности бизнеса
  • Построение визуальной графической отчетности в соответствии с корпоративными стандартами.
  • Разработка рабочей панели руководителя (dashboard).

b3eb97accdb7293588eec37328dcb8a4.png

Dashboard руководителя

Построение точных прогнозов

Любая компания, проработавшая на рынке более 5 лет, имеет накопленную статистику по показателям продаж и по расходным статьям операционной деятельности. Эта статистика позволяет облегчить работу по подготовке плана, загрузив фактические данные прошлых лет и применив к нему оптимальную методику прогнозирования. Например, система может сформировать тренд, показывающий, какими будут продажи планового периода, если будут сохранены тенденции прошлых лет. В начале бюджетного процесса система Navicon Budgeting Pharma предлагает базовый бюджет, прогноз реализации готовой продукции или начисления регулярных расходов.

b6af7179e5bc58986feb1e0a23e9f86d.png

Формирование нового плана от фактических показателей прошлых лет

Кроме того, использование прогнозных методик при расчете прогноза продаж позволяет:

  1. Оперативно формировать прогноз показателей реализации (количество и стоимость) выражении с детализацией по аптекам, территориям, препаратам и др.
  2. Использовать различные методики прогнозирования продаж препаратов.
  3. Обоснованно выбирать оптимальную методику прогнозирования в рамках бюджета.
  4. Получать максимально детализированный план и прогноз при минимуме трудозатрат на подготовку данных.
  5. Моделировать показатели реализации как «снизу вверх», так и «сверху вниз».
  6. Автоматически формировать скользящий прогноз на плановые месяцы финансового года.

Детальное планирование по договорам

В каждой компании есть статьи бюджета, которые прописаны в договорах с длительным сроком действия и регулярными выплатами. Например, такими расходами могут быть затраты на связь и телеком, договоры аренды помещений или лизинга автомобилей для медицинских представителей. Планирование по таким статьям затруднено необходимостью обработки значительной базы договоров и занимает длительное время в ходе подготовки бюджета.

Решение автоматизации процесса планирования такого рода расходов позволяет снизить трудозатраты участников бюджетного процесса:

  • Из учетной системы загружается карточка договора с существенными условиями договоров (номер договора, срок действия договора, контрагент, сумма начислений, условия взаиморасчетов с контрагентом, ставка НДС и др.).
  • На основе карточки договора происходит автоматический расчет плана расходов по статьям: сумма начислений расхода (БДР), план выбытия денежных средств от контрагента (ДДС).
  • Пользователи бюджетной системы могут скорректировать полученный план «снизу вверх» по договорам или «сверху вниз» на уровне статьи – при этом они не тратят время на сбор и обработку базы договоров.

d2f69c093e93795db3b2a922922e5252.png

Карточка договора с периодическими начислениями и выплатами

Точное планирование фонда оплаты труда

Расходы на содержание персонала занимают до 60% от общего расходного бюджета. Это объясняет стремление компании сформировать бюджет ФОТ детально, по каждому сотруднику, и, как следствие, максимально точно.

Автоматизированная система бюджетирования фармацевтической компании позволяет внедрить решение планирования ФОТ с высокой детальностью планирования при минимизации затрат на ручную подготовку данных.

Решение позволяет сформировать ФОТ по видам начислений и план налоговых отчислений:

  1. В системе формируются справочники: производственный календарь, графики работы и нормативы компенсаций по категориям сотрудников.
  2. Штатное расписание компании – по фамилиям или по должностям – загружается из учетных систем компании.
  3. Вручную вводится план вакансий.
  4. Автоматически рассчитывается план заработной платы по видам начислений, план налоговых отчислений: эти показатели рассчитываются по каждому сотруднику на основе информации о каждом сотруднике и соответствующих его грейду нормах начислений.
  5. В системе можно спланировать график отпусков по каждому сотруднику и рассчитать резерв под отпуска.
  6. Рассчитанная информация по ФЗП консолидируется в сводный бюджет ФОТ, в котором есть возможность скорректировать полученные показатели ФОТ по детальным или группе ЦФО. Можно также запланировать прочие затраты: на привлечение персонала, обучение, проведение корпоративных мероприятий.

Управление дебиторской задолженностью

При автоматизации бюджетирования в фармкомпаниях особый акцент делается на управление дебиторской задолженностью и контроль ее оборачиваемости. Решение, предназначенное для управления дебиторской задолженностью, позволяет:

  1. Еженедельно контролировать состояние дебиторской задолженности по каждому клиенту.
  2. Оперативно формировать прогноз платежей на оперативный и среднесрочный горизонт планирования.
  3. Еженедельно загружать фактические данные по оплатам для план-факта анализа уровня дебиторской задолженности и прогнозирования показателей задолженности плановых периодов.
  4. Принимать правильные решения в случае несоответствия уровня дебиторской задолженности установленным лимитам.

80bbe5568fa899182964ddefc2593426.png

Схема управления дебиторской задолженностью

Управление кредитным портфелем

В рамках задачи управления кредитным портфелем система бюджетирования обеспечивает возможности:

  • Точное планирование показателей финансовой деятельности.
  • Повышение точности финансового планирования.
  • Автоматизация расчетов по каждому договору кредита и займа.
  • Учет различных типов кредита при расчете.
  • Минимизация человеческого фактора при подготовке плана финансовой деятельности.
  • Снижение трудозатрат на формирование плана.
  • Расчет ожидаемых доходов и расходов, связанных с колебаниями курсов валют (курсовые разницы).

Консолидация отчетных финансовых бюджетов

Задачей и конечным результатом внедрения любой автоматизированной системы является консолидация отчетных финансовых бюджетов. Система бюджетирования позволяет в онлайн-режиме анализировать следующие отчетные формы:

  • БДР
  • БДДС
  • Баланс
  • Инвестиционный бюджет
  • Показатели эффективности бизнеса

Регистрируясь, вы принимаете условия
Пользовательского соглашения